出差旅費報銷是在公務出差時必須了解的重要事項之一。這包括了交通費、住宿費以及其他雜費,而每個部分都有其報銷的標準與限制。從國內出差到國外出差,各種類型的費用報銷標準可能有所不同。了解並遵守相關的報銷規定能幫助機構或員工確保合理的開支並順利完成任務。本文將提供一個簡要的概述,使您能夠快速了解出差旅費報銷的要點。

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國內出差旅費報銷要點

交通費

火車、計程車、大眾交通運輸工具

當你出差時,如果搭乘火車、計程車或大眾捷運,需要保留相關交通費用的憑證。例如,搭乘火車、計程車或捷運系統時,可以保留相關的車資單據作為證明文件。如果是乘坐高鐵,則需保留車票票根或購票證明作為原始憑證。這些文件能幫助你在報銷交通費用時提供必要的證明。

包租計程車

當你包租計程車時,需要保留車行提供的車資單據以及你的出差人證明。如果是租賃包車服務,則需取得車行開具的統一發票或收據作為費用的憑證。這些文件是報銷費用時所需的重要證明文件。

自駕

如果你是自駕進行國內出差,經過高速公路上的電子收費車道時所支付的費用,需要保留出差人員的證明文件作為憑證。这些證明文件能幫助你在報銷通行費用時提供必要的證明。

飛機

乘坐國內航班的旅費報銷,需要保留飛機票的票根(紙質票根或電子票)和登機證作為原始憑證。如果不慎遺失這些證明,可以取得航空公司提供的搭機證旅客聯,或者航空公司所開具的文件,上面要有旅客姓名、搭乘日期、起訖地點和票價等相關信息,作為替代的證明文件。这些文件是報銷旅費時必要的證明。

輪船

乘坐船舶時,需要保存船票或船公司提供的相關證明文件作為原始憑證。這些文件是報銷船舶旅費時所需的重要證明。

出差旅費-交通費
圖片來源:【Freepik】

住宿費

若出差期間有住宿,應該取得旅館業開具的帶有抬頭的統一發票、一般收據或者旅行業開立的代收轉付收據和消費明細,這些文件能夠作為核實並確認旅費支出的證明。你可以至猴思特台灣短租上查看適合你在出差時所需的商務住宿。

出差費用-住宿費
圖片來源:【Freepik】

伙食與雜費

根據《營利事業所得稅查核準則》第74條,特定職位在出差期間每天可以領取一定額度的膳雜費(不包括住宿費),不需要提供外部證明就可以確認。這些額度為:

  • 公司的董事長、總經理、經理、廠長每人每天可領取新臺幣700元。
  • 其他職員每人每天可領取新臺幣600元。

如果公司補助員工的總金額超過上述標準額,超過的部分將算作員工的薪資收入,需要依據《所得稅法》第89條第3項的規定,在申報時列入個人的所得稅申報中。

出差旅費-伙食費
圖片來源:【Freepik】

國外出差旅費報銷要點

交通費

火車、計程車、大眾交通運輸工具

搭乘火車、計程車或大眾捷運系統時,需要有出差人的相關證明文件作為費用的憑證。如果是乘坐高鐵,則需要保留車票的票根或購票證明作為原始的費用憑證。

包租計程車

包租計程車需要有車行提供的證明文件和出差人的相關證明;而租賃包車則需要取得車行開具的統一發票或收據作為費用的憑證。

自駕

若是在國外出差並開車自價,開車通過高速公路的電子收費車道所支付的費用,需要有出差人的相關證明文件作為通行費用的憑證。

飛機

如果缺失了登機證,可以使用航空公司提供的搭機證旅客聯或其他文件,上面必須有旅客姓名、搭乘日期以及出發和抵達地點等信息。如果不小心遺失了登機證,可以提供足夠證明出國事實的護照影本或其他文件作為替代。在報銷時,需要扣除機票費以外的其他費用,例如簽證、手續費和團費等。

輪船

乘坐船舶時,需要保留船票或船公司提供的相關證明文件作為旅費的原始憑證。

伙食與住宿等雜費

需要準備以下文件以核實旅館費用:統一發票、一般收據、或旅行公司提供的代收轉付收據,並包含消費明細。對於出國旅行的膳宿雜費,營利事業的支付標準可參考政府機關設定的出差生活費用標準表。如果公司有自己的宿費憑證核實辦法,可以核實宿費,但膳雜費的支付則照表上的五成支付。

對於前往中國大陸的出差,也可以參考政府訂定的出差生活費用標準表。根據法定的出差生活費用表,住宿費佔60%,膳食費佔30%,零用費(如市區交通、洗衣、小費等)佔10%。如果出差的第一天在飛機上過夜,以及返程的當天,則支付生活費用的40%。

辦公費

到國外出差時可能產生的費用包括護照、簽證、匯款、機場服務等手續費用,以及保險費、行政費用(例如文件、註冊、郵件、翻譯、運費等)、以及禮品、交際、計程車和租車等雜費。

出差旅費申請報銷注意事項

國內出差

  1. 差旅報銷需要有正式洽公或拜訪相關業務客戶的理由。
  2. 在填寫出差報告書時,要清楚描述每天的行程,包括去過的地點、會見的人、具體時間、地點以及相關事件。
  3. 出差報告書需要詳細列出所有支出明細,像是住宿單據、機票存根、登機證、交通費收據或當地的發票等文件。如果透過旅行社訂機票或飯店,需要取得旅行社開具的代收轉付單據作為證明。

國外出差

  1. 出國工作時計算出差天數的方法是「算頭不算尾」,比如4月15日出差,4月22日回國,算是7天的出差。
  2. 出國工作的報告單要附上護照影本。
  3. 出國工作的生活費用要標明如何換算成台幣,同時附上匯率證明文件。匯率通常以出國前兌換的匯率單據,或者是出國前一天台灣銀行所公布的美元賣出即期匯率為主,同時要註明出差城市地點,並提供行政院發布的出差生活費用標準表。
出差旅費申請報銷注意事項
圖片來源:【Freepik】

最後,不論你是在國內出差的商務人士,或是你是從國外來台出差的商務人士,都可以參考我們的《2024 台灣商務旅館名單!》,挑選最適合出差時最合適你的需求的商務住宿!

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